Der hviler et tungt ansvar på os alle, både individuelt og som organisationer. Vi skal følge statsministerens opfordring og gøre alt hvad vi kan for at begrænse spredning af Coronavirussen. Derfor er det også en no-brainer for os i Ugilic at vi bliver hjemme de kommende uger. Godt nok synes vi Agile coaching er vigtigt, men så vigtigt er det trods alt heller ikke.

I Ugilic lever vi primært af face-to-face coaching, hvilket selvsagt er vanskeligt hjemmefra. Vi er meget tæt på vores kunder, men vi er også en distribueret organisation. Til dagligt sidder mine 14 kolleger og jeg hos forskellige kunder, og vi ser kun hinanden fysisk et par gange om måneden. En stor del af vores samvær sker derfor online, og det har derfor været nemt for os at anvende Slack, Trello, Google Hangout og andre online værktøjer til at mødes virtuelt og koordinere vores aktiviteter de kommende dage og uger.

Mange af de teams vi coacher, har ikke samme erfaring. De sad indtil i går i samme lokale og har ikke haft brug for at arbejde på distancen, med undtagelse af sporadiske hjemmearbejdsdage. For dem er det nyt, men samtidig en mulighed for at eksperimentere med nye teknikker og værktøjer. Baseret på vores erfaringer fra Ugilic og fra coaching af distribuerede teams, kommer her fem råd til hvordan de kan få det bedste ud af situationen.

1. Anvend den ”rigest” mulige kommunikationskanal

Face-to-face kommunikation er ubetinget den mest effektive måde at samarbejde på i Agile teams. Når det nu ikke kan lade sig gøre, så tilstræb at komme så tæt på som muligt. Et videomøde, hvor alle deltagere kan se hinanden, er væsentlig mere effektiv end f.eks. et telefonmøde. Samtidig er det vigtigt at alle har samme båndbredde i kommunikationen. Vi ser nogle gange teammedlemmer, der ringer ind til et videomøde. De andre deltagere har mulighed for at se hinanden, og får derfor langt mere ud af mødet end deltagerne på telefonen. Kan alle ikke deltage via video, så kan det faktisk være bedre at alle ringer ind. Det giver samme båndbredde og tvinger dermed deltagerne til at gøre mere ud af deres forklaringer.

2. Anerkend at der er en tilvænningsperiode

Hvis ikke teamet er vant til at arbejde distribueret, så kommer det uundgåeligt til at tage længere tid, særligt i starten. Teamet skal etablere nye rutiner, kommunikationen bliver mindre effektiv, og teknikken kan risikere at drille. Er du Product Owner er det derfor vigtigt at være realistisk omkring forventningerne til teamet. Det samme gælder i virkeligheden for teamet. Nogle opgaver på backloggen vil også kræve mindre koordinering end andre. Det kan derfor være smart at tage en snak om hvilke opgaver der egner sig til at blive løst individuelt, og hvilke der med fordel kan vente til teamet forhåbentlig snart, er samlet igen. Er du Scrum Master kræver det også en tilvænningsperiode og en indsats. Faciltiering af effektive onlinemøder er krævende og kræver forberedelse.

3. Understøt teamets identitet

Mange agile teams har et sæt definerede værdier, der er med til at understøtte deres teamidentitet. Teams har typisk også et sæt spilleregler for hvordan de bedst arbejder sammen. Tag en snak i teamet om hvorfor det er særligt at være en del af netop dette team. Hvordan kommer teamets værdier til udtryk i et distribueret setup? Er du Product Owner kan du med fordel også genbesøge produktvisionen og sprintmålet sammen med teamet. Disse kan være med til at motivere og understøtte følelsen af at være et team. Er du Scrum Master bør du også spøge teamet om spillereglerne evt. skal justeres. Nogle spilleregler skal måske sættes på pause, som f.eks. en regel om altid at give og modtage feedback face-to-face eller at sprintet altid skal indeholde et socialt tiltag. Andre spilleregler skal måske tilrettes, eller nye kan med fordel introduceres for at understøtte den distribuerede arbejdsform.

4. Hold et mini retrospective om en uge

At gå fra at arbejde i samme lokale til distribueret kommer med uforudsete muligheder og udfordringer. Netværksforbindelsen er ikke kraftig nok til at tjekke koden ind og bygge løsninger kontinuerligt, koordinering mellem teammedlemmer sker sjældnere og misforståelserne er flere, osv. Derfor kan det være en god idé at holde et retrospective efter en uge. Antager vi, hvilket vi selvfølgelig håber, at vi kun skal arbejde hjemme i to uger, så er der stor sandsynlighed for at kan bruge erfaringerne fra uge et i uge to. Venter vi omvendt med at holde retrospective til vi er tilbage på kontoret, så er det igen et nyt setup og dermed mindre sandsynligt, at vi kan anvende det vi har lært om at arbejde hjemme. Ender vi med at arbejde distribueret i en længere periode, så kan det selvfølgelig være at vi får etableret nogle rutiner og arbejdsformer, som vi med fordel kan tage med tilbage på kontoret. I givet fald giver det mening med et ”velkommen tilbage” retrospective. Men lad os håbe at der er kommer styr på Coronavirussen inden vi bliver alt for gode til at arbejde distribueret.

5. Se stort på at Daily Scrum tager mere end 15 minutter

I vores coaching understreger vi ofte at Daily Scrum mødet ikke må tage mere end 15 minutter. At håndhæve denne regel går ikke ud over teamdynamikken, når man er fysisk sammen og kan bygge relationer ved ”smalltalke” på andre tidspunkter. Vores erfaring er at teams ofte er langt mere fokusere på opgaven på onlinemøder. De går direkte til dagens agenda og afslutter mødet, når punkterne er behandlet. Der er med andre ord ofte ikke tid til pjat, historier om hvad medlemmerne lavede i weekenden og lignende. Selvom det forhåbentlig kun er kortere periode vi skal arbejde hjemme, så overvej alligevel hvordan I kan fastholde de uformelle elementer i teamet. Det kunne f.eks. være ved at udvide mødet med fem minutter til smalltalk. Man kan også gå mere radikalt til værks og f.eks. skiftes til at være dagens vært på mødet. Værten kan evt. give en rundtur i eget hjem eller fortælle en historie som ikke handler om arbejde.

Hvordan håndterer I situationen?

Arbejder du på et agilt team og arbejder I også hjemme, så vil jeg rigtig gerne høre hvordan I håndterer situationen. Hvordan deler I f.eks. Scrum tavlen, hvis I arbejder med en fysisk tavle? Tager I billeder og sender dem rundt, har I sat et webkamera op, eller har I midlertidigt valgt at digitalisere den? Del gerne erfaringer, tips og tricks i kommentarfeltet, så andre I samme situation kan få gavn af dem.

Har du spørgsmål til hvordan jeres team bedst tilpasser jer situationen, så del dem også gerne via kommentarfeltet. Så vil en af vores dygtige teamcoaches forsøge at hjælpe dig.

Pas godt på jer selv og hinanden!

Image credit: Unsplash.com